Quando a ferramenta certa pode fazer toda a diferença na tomada de melhores decisões
Um erro em uma planilha custou US$ 24 milhões de dólares para a empresa canadense de energia TransAlta na compra indevida de transmissão de energia em contratos de hedging.
Em uma conference call, seu CEO na época, Steve Snyder, comentou a mancada: “foi literalmente um erro de cortar e colar em uma planilha Excel que não identificamos ao fazer a ordenação final e ranquear as ofertas antes de submetê-las,” segundo a Reuters.
Certamente você não gostaria de estar na posição de quem colou a informação errada na planilha, nem tampouco na posição do CEO.
Planilhas nos ajudam há anos a analisar resultados e tomar decisões. Muitos de nós as conhecem, seja para criar simples tabelas ou fazer análises mais complexas, o que faz delas um instrumento popular, ágil e econômico.
Quando você precisa ir além
Construir análises na busca de resultados superiores seja para apontar um desempenho inadequado, projetar resultados futuros ou compartilhar a informação certa para a pessoa certa no momento certo, requer também a ferramenta certa.
Nem sempre planilhas são a melhor opção
Como tomador de decisões embasadas em planilhas você já deve ter se sentido:
Confuso
Inundado por planilhas construídas a partir de diferentes relatórios de seus diferentes sistemas, você recebe planilhas por e-mails de diversas pessoas e tem de garimpar a informação relevante.
Frustrado
Seu prazo está apertado, você precisa da informação e o relatório não está pronto, dependendo de outras pessoas para criá-lo.
As informações não chegam nas pessoas certas no momento certo.
Se você quer uma nova perspectiva da informação tem de pedir para sua sobrecarregada TI, o que pode significar um atraso inaceitável.
Desconfiado
Você não sabe se as informações da planilha estão atualizadas ou se são válidas e não tem tempo para verificar se existem erros como o cometido pela TransAlta.
Incomodado
Você percebe que muitos colaboradores de sua equipe gastam bastante tempo para criar, atualizar e distribuir planilhas, ao invés de se concentrarem em suas atividades e produzirem mais.
Será que todo este esforço está sendo aproveitado? Você não sabe quem e com que frequência usam estas planilhas para tomada de decisões.
Visualize e entenda seus dados
Para superar as limitações mencionadas acima você pode usar uma plataforma de visualização de dados, conhecida também com o nome de plataforma BI (Business Intelligence) que permite você visualizar e entender seus dados de uma forma rápida e fácil.
Conectando-se à diferentes sistemas, por exemplo seu ERP, CRM ou pedidos de vendas, cruzam-se informações criando uma única fonte da verdade e mantendo os dados originais inalterados.
Indicadores de desempenho, métricas e gráficos representam visualmente seus dados permitindo um entendimento rápido para a tomada de decisões.
Exemplo de painel criado na plataforma Tableau.
Pergunte aos seu dados e descubra novos insights sem depender de pessoal técnico. Em algumas plataformas você literalmente escreve uma pergunta, por exemplo: ‘Quais foram as minhas vendas no semestre passado para região sudeste?’ e a plataforma mostra a visualização correspondente.
Compartilhe visualizações com sua equipe, clientes e fornecedores de uma forma segura e simples, sendo acessadas até mesmo em seus celulares.
Empresas que adotam estas plataformas reduzem significativamente tempo e custos ao otimizar seus preciosos recursos e serem mais ágeis para entender seus clientes e concorrentes.
“PepsiCo reduz o tempo de análise em 90% com Tableau e Trifacta”
Como elevar o patamar de sua capacidade analítica
Usar a ferramenta certa é importante, mas não é suficiente para garantir que sua capacidade analítica melhore a ponto de gerar impactos nos resultados.
Desenvolver sua capacidade analítica de forma a transformá-la em um instrumento de vantagem competitiva é uma jornada, não um único projeto.
A escolha de uma plataforma de Análise de Dados é um passo importante mas que, sozinho, não é suficiente para extrair valor de suas análises.
Os passos desta jornada variam de acordo com estado em que sua empresa está e onde quer chegar em relação ao tema.
De forma resumida apresento aqui algumas das principais práticas de empresas bem sucedidas:
- Foque nas pessoas: desenvolva a capacidade de sua equipe em entender, usar e comunicar dados. Sem pessoas que entendam o valor da Análise de Dados ou saibam extrair seus resultados, os impactos de seu uso tendem a ser pequenos e lentos.
- Escolha uma área que gere impactos positivos de curto prazo para a empresa. Demonstre valor e então expanda para outras áreas.
- Entenda onde seu departamento/ empresa está e onde quer chegar e crie um plano de ações incluindo diferentes perspectivas: liderança, processos, competências, dados, tecnologias e serviços.
- Estabeleça uma parceria com sua área de Tecnologia de Informação. Colaboração é chave, equilibrar a democratização dos dados com a governança necessária e prover dados de qualidade e fácil acesso, são algumas da funções fundamentais que sua área de tecnologia deve contribuir.
- Escolha sua plataforma de visualização de dados, muitas vezes conhecida por plataforma BI (Business Intelligence), de acordo com suas necessidades presentes e futuras. A melhor ferramenta é aquela que é utilizada. Facilidade de uso, capacidade de entender quem usa e quando usa, capacidade expandir sem custos extras “escondidos” são alguns dos critérios de uma boa escolha.
Pare de se sentir incomodado com suas planilhas, reduza riscos, avance na sua jornada de análise de dados.
Esteja pronto para fazer da análise de dados uma vantagem competitiva para sua empresa e carreira, afinal vivemos em uma era onde mais importante que ser grande é ser ágil.
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